慈濟大學九十三學年度第一次總務會議紀錄
壹、時間：九十三年十一月二十四日(星期三)下午二時整
貳、地點：第二教學研討室(慈濟大學二樓)
參、主席：劉佑星總務長
肆、出席人員：如簽到表
伍、紀錄：潘杰秀
陸、主席致詞：
　　非常感恩各位委員撥冗參加總務會議，召開總務會議最主要之目的在徵詢各單位對學校總務工作的意見及規劃學校總務工作未來的發展方向。
　　本次會議擬由末學先將總務處的年度工作計畫與工作重點，向各位委員報告，其次請本處各組長作年度業務報告，再進行提案討論，請各位踴躍提供卓見與指導。
柒、總務長工作報告：略。
捌、總務處各組業務報告：略。
玖、討論事項：
提案一：修改「慈濟大學財物管理辦法」。(提案單位：總務處保管組)
說　明：
1.第卅二條 本辦法經總務會議通過，並呈校長核准後公告施行，修正時亦同。
2.因全校總務會議一學期開一次，若修改條文須經此會議通過，時效性較不易掌握，且在
　行政會議上有較多之行政主管參與，建議修改為：「本辦法經行政會議通過，並呈校長
　核准後公告施行，修正時亦同。」
決　議：
照案通過，並請保管組另簽校長核准。 　　
提案二：教學大樓區自衛消防編組。(提案單位：總務處營繕組)
說　明：依附件一。
決　議：
照案通過，並請各單位主管配合與協助。 　　
提案三：提議請總務處協助統整各種採購及零用金等款項申請之辦法，限制及流程。(提案人：鄭委員美玲)
說　明：
1.何種款項可以使用零用金？何種使用自辦採購？何類適合一般採購？目前各種採購，零
　用金等款項申請限制及核銷辦法散置於各單位網頁，建議請總務處統整，若可能，並畫
　出申請及核銷之流程圖,便於申請人從單一入口進入即可明瞭。
2.如此若有同仁不明瞭，亦或有新同仁到任，即可自行查詢，亦可省去電話詢問所耗費的
　時間。
決　議：
另外編製Q & A網頁，供新進人員參考。（目前在庶務組、採購組及會計室之網頁上均已有資料可供查詢，如還有疑問，可請同仁個別回答。）。 　　
提案四：對於 「修繕及儀器保固」系統的建議。(提案人：鄭委員美玲)
說　明：
1.能否在系統中增加機制，將維修品質紀錄不佳(標準由總務會議中討論)的廠商，此份資
　料提供給採購組，作為將來是否仍向該廠商採購的重要依據。
2.「修繕及儀器保固」系統能否增加一服務功能 - 在合約到期前1.5個月發e-mail提醒儀
　器保管單位負責人，如此將有助於儀器的正常運作。
決　議：
營繕組目前的修繕系統均可查詢到廠商維修的情形，且均有將維修紀錄不佳之廠商名單知會採購組；如需在合約到期1.5個 月前發e-mail提醒儀器保管單位負責人，擬請電算中心檢討電腦系統是否可行。 　　
提案五：請調整教師研究室配置空間，以免人文社會學院下學期新老師無研究室可用。(提案人：盧委員蕙馨)
說　明：
人文社會學院預計下學期新聘2-4位教師，分屬人類發展學系及英美語文學系，然而目前這兩個系的空間使用已達飽和，請校方設法挪出其他可用空間應急。
決　議：
因學校空間已全部飽和，目前均由各單位自行調整空間使用，擬俟校園規劃小組成立後，再作通盤的討論與考量。
捌、臨時動議：
提案一：建議各廁所外或洗手台下放置垃圾桶。(提案人：彭委員之修-孫維三老師代)
說　明：
因僅有廁所內有垃圾桶，常有同學將飲料罐放到廁所內的垃圾桶，導致垃圾桶很快就滿了。
庶務組說明：
前各樓層均設有資源回收桶，不放置垃圾桶之原因是因為景觀不佳，且常有人又在垃圾桶上放置資源回收品。
決　議：
各廁所外面或洗手台之下仍不宜放置垃圾桶。 　　
提案二：迴風口的灰塵很厚，是否可以派人清理。(提案人：蔡委員武霖)
說　明：
冷氣迴風口的灰塵過多，當有外賓或訪客來訪時，有礙觀瞻。
庶務組說明：
以往是由營繕組維修迴風口時，擬通知清潔公司清掃。
決　議：
請庶務組將此項目列入清潔公司之定期清潔業務內。 　　
提案三：校園內辦公室養狗之問題。(提案人：李委員哲夫)
說　明：
各樓樓上常有狗出入，亦有辦公室餵養之狗差一點咬到學生與維修之工作同仁，是否有解決之辦法。
決　議：
為維護境衛生與師生安全，請師生共同配合，勿在二樓以上之教室或其他空間餵狗及養狗，如仍不改善，營繕同仁將不進入該空間修繕。 　　
提案四：非上班時間空間使用登記問題，因實驗研究需要，可否只要管理場地空間的老師或人員同意 授權，便可開放給研究生上網登記。(提案人：劉委員朝榮)
說　明：
庶務組因安全管理需要，需各單位於下班時間使用各個空間必須上網登記，但因老師有時實驗是由研究生進行操作，故期望可開放研究生上網申請登記。
庶務組說明：
如果電算中心於系統修改上沒問題，原則同意開放，但需管理單位人員及主管同意授權，設定權限規範人員、場地、期限等。
決　議：
同意「研究生經指導老師授權及單位主管同意」，並請電算中心協助更改系統權限及設定後，開放研究生亦可上網登記使用場地。
拾壹、散會:下午五時四十分。